Met deze keer een interessante vraag van @Maitri Polwatte Gedera. Hij vraagt zich af wat de meest voorkomende tekortkomingen zijn die FIU-Nederland ziet in meldingen van ongebruikelijke transacties. We vroegen het aan onze digitaal analist Mohammed.

Een kwalitatief goede melding van een ongebruikelijke transactie levert een belangrijke bijdrage aan het opsporen van criminaliteit. Hoewel er veel goed gaat, zien we inderdaad ook meldingen die beter kunnen.

1. Een te algemene meldtekst
“Met stip op één staat een te algemene meldtekst”, begint Mohammed. Hierbij gaat het om de toelichting van de melding. “In het meldformulier vragen we naar de reden van melden*. Soms bevatten meldingen slechts een algemene omschrijving, zoals: ‘vermoeden van witwassen.’ Dit is zo generiek, dat onze analisten dan niet écht weten waarom de melding is gedaan.”
 
Hoe dan wel? “Het is belangrijk dat de aanleiding voor het vermoeden duidelijk wordt in de melding”, legt Mohammed uit. “Welke signalen zie je? Welke feiten of omstandigheden vallen op? Waarom vermoed je dat sprake is van witwassen? Kortom, wát heeft je ertoe aangezet om de melding te doen?”
 
Een kwalitatieve meldtekst bevat een zo compleet mogelijke duiding. Mohammed: “Beschrijf bijvoorbeeld dat een klant meerdere keren grote contante bedragen heeft opgenomen en geen plausibele verklaring geeft voor de herkomst van het geld. Vermeld ook wat de verklaring van de klant was. Of beschrijf dat geld wordt overgemaakt naar een rekening waarvan bekend is dat deze wordt gebruikt voor criminele activiteiten, bijvoorbeeld omdat er n.a.v. een onderzoek is vastgesteld dat de rekening is gebruikt door een fraudeur. Kortom, vat het eigen onderzoek samen en leg uit waarom er volgens jou sprake kan zijn van – in dit voorbeeld – witwassen van fraudegeld. Vermoed je verder dat er een bepaald onderliggend delict ten grondslag ligt aan de transactie, zoals een bepaald soort fraude, sanctieontwijking of corruptie? Benoem dat dan ook in de transactieomschrijving.”
 
Gaat het om een internationale transactie? Mohammed: “Benoem dan ook de informatie van de tegenpartij zo expliciet mogelijk. Wees daarbij gedetailleerd en expliciet.”
 
Dus niet: ‘De klant maakt geld over naar twee buitenlandse rekeningen’. Maar: ‘De klant maakt tussen 11 juni en 13 augustus twee keer 10.000 euro over naar de volgende rekeningen:
 
– Op 11 juni naar [bankrekeningnummer]. Op basis van de betalingsgegevens staat deze rekening op naam van Bedrijf A.
– Op 13 augustus naar [bankrekeningnummer]. Op basis van de betalingsgegevens staat deze rekening op naam van Bedrijf B.

Geef verder zoveel mogelijk gegevens van de betrokken partijen en beschrijf welke rol zij bij de transactie hebben. Gaat het bijvoorbeeld om een tussenpersoon, juridisch dienstverlener of andere poortwachter?
 
Mohammed weet ook: “Niet aan élke melding gaat een uitgebreid onderzoek vooraf. Maar er is altijd een reden waarom je een transactie als ongebruikelijk beschouwt. En dat is graag wat wij terugzien in de meldtekst.”

2. Onvolledige of onjuiste identificerende gegevens
Verder zien we geregeld kleine foutjes die grote gevolgen kunnen hebben voor de kwaliteit van een melding. “Denk aan verkeerd gespelde plaatsnamen, onjuiste adressen, postcodes die niet kloppen of een verkeerde geboortedatum”, legt Mohammed uit. “Die identificerende gegevens vormen de basis van een kwalitatief goede melding. Als gegevens ontbreken of onvolledig zijn ingevuld, is het voor ons veel lastiger om personen of organisaties terug te vinden in onze database. Bovenal is het juist melden van klantinformatie een verplichting binnen de Wwft (artikel 16). Neem dus de tijd en vul alles zo zorgvuldig mogelijk in. En loop voor het insturen alles nog een keer na.”

3. Fictieve waarden
Bij een melding vraagt FIU-Nederland ook vaak gegevens van een tegenpartij of tegenpartijen. Mohammed: “Soms beschikt een instelling niet over alle gegevens van die betrokken partij(en). Dan vullen melders fictieve waarden in, denk aan ‘123456789’ bij een telefoonnummer of ‘onbekend’. Vaak zijn er in één formulier verschillende fictieve waarden ingevuld. Dat is begrijpelijk, maar heeft ook nadelen. Het vertroebelt de datakwaliteit en bemoeilijkt analyses.”
 
“Probeer na te gaan of de informatie tóch ergens beschikbaar is”, adviseert Mohammed. “Meldingen worden aanzienlijk beter als melders de daadwerkelijke gegevens achterhalen.”
 
Als het gaat om de gegevens van eigen klanten, zijn melders binnen de Wwft verplicht om de juiste gegevens te vermelden. “Geef voor die klantgegevens dus sowieso nooit fictieve waarden op.”

4. Numerieke velden, niet-numeriek ingevuld
“Dit aandachtspunt lijkt op punt 2, maar is toch de moeite om apart te vermelden. Wanneer we om een KVK-nummer vragen, zien we soms dat er geen nummer is ingevuld, maar een tekst. Dit gebeurt omdat de melder dan het KVK-nummer niet weet. Die schrijft dan bijvoorbeeld de tenaamstelling op. Dit terwijl het KVK-nummer van een klant in principe makkelijk te achterhalen is. Ook dit vertroebelt de datakwaliteit en vertraagt analyse. Controleer daarom of numerieke velden daadwerkelijk met de juiste cijfers zijn ingevuld. Ook bij tegenpartijen loont het vaak om nog even te zoeken. Veel informatie is namelijk terug te vinden in openbare registers.”

5. Ontbrekende bijlagen
Tot slot: relevante bijlagen. Als er documenten beschikbaar zijn die ter ondersteuning van het vermoeden van witwassen of terrorismefinanciering kunnen worden bijgevoegd, versnelt dat de analyse enorm. “Denk aan rekeningoverzichten, (valse) facturen, taxatierapporten, leen-, huur- of koopovereenkomsten, UBO-gegevens en relevante mailcorrespondentie of brieven.”

Tip: neem de tijd voor een volledige en correcte melding
Het belangrijkste advies van Mohammed: “Wees zorgvuldig. Wij begrijpen dat het invullen van een melding tijd kost. Maar elke correcte en volledige melding helpt ons om ongebruikelijke transacties sneller, effectiever en beter te analyseren. En dat draagt weer bij aan het voorkomen en bestrijden van witwassen, onderliggende delicten en terrorismefinanciering. Controleer of namen volledig zijn geschreven, of adressen kloppen en of alle beschikbare gegevens zijn ingevuld. Lever daarnaast ook relevante documenten mee wanneer die beschikbaar zijn, zoals rekeningoverzichten, contracten of overeenkomsten. Hoe completer het beeld dat wij ontvangen, hoe beter wij de melding kunnen analyseren. Alle relevante informatie is welkom, want samen zien we meer.”

* Artikel 16 Lid 2^E van de Wwft is verplicht om ‘de omstandigheden op grond waarvan de transactie als ongebruikelijk wordt aangemerkt’ te duiden.